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LE METODOLOGIE GESTIONALI A SUPPORTO DEI PROCESSI DI CHANGE MANAGEMENT
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Il SELF-ASSESSMENT AZIENDALE in 8 passi:
Il processo di Self-Assessment (autovalutazione) può essere implementato in azienda attraverso una metodologia ordinata e organizzata in 8 step. Prima di elencare tali passi, è bene ricordare che il Self-Assessment può essere avviato prendendo in considerazione l’intera organizzazione oppure una sola parte di essa (un'unità organizzativa, una direzione, un processo, una funzione).
STEP 1: GUADAGNARE E MANTENERE L’IMPEGNO DEL MANAGEMENT
Per avere significative probabilità di successo è necessario in primis che i vertici aziendali siano decisi promotori e sostenitori dell'iniziativa.
Per incoraggiare l’impegno dei manager che dovranno gestire il processo o dovranno essere valutati a mezzo del processo si deve:
Presentare il Self-Assessment come uno strumento strategico che permette all’organizzazione di focalizzarsi su ciò che è fondamentale per la stessa
Sottolineare l’importanza del processo nell’evidenziare le principali caratteristiche, esigenze e/o criticità del business
Indicare quali altre organizzazioni hanno migliorato la loro posizione competitiva in seguito all’implementazione del processo.
La cultura organizzativa ed il livello di comprensione dei concetti fondamentali di TQM incidono notevolmente sulla possibilità di applicare il processo con successo. Generalmente, infatti, è bene che nell’organizzazione predomini una cultura di miglioramento continuo che sia ben compresa da tutti i membri dello staff e dal management in particolare.
STEP 2: SVILUPPARE UNA STRATEGIA DI COMUNICAZIONE
E’ importante sviluppare una chiara strategia per il messaggio che si intende comunicare. Il Self-Assessment non deve infatti essere percepito come uno processo burocratico ma deve anzi essere presentato come un importante componente della formulazione strategica e del business planning. Altrettanto importante è chiarire come il Self-Assessment si pone rispetto alle altre iniziative già introdotte nell’organizzazione (5S, TPM, SPC, progetti di CHANGE MANAGEMENT, SISTEMI QUALITA', etc.) E’ necessario inoltre individuare il mezzo di comunicazione più adeguato ai diversi soggetti che si desidera raggiungere. Ad esempio, possono essere adottati discorsi mensili, riunioni, reports periodici, …
STEP 3: PIANIFICARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Esistono alcune tecniche differenti per implementare il Self-Assessment. Tra queste le più utilizzate sono il Questionnaire e l'Assessment Workshop. Non è possibile identificare a priori la tecnica migliore, occorre bensì valutare quale sia la più idonea alla propria organizzazione. A questo scopo occorre esaminare la cultura che domina all’interno dell’organizzazione in questione (ad esempio applicare l'Assessment Workshop implica un’atmosfera di collaborazione nel management team) ed identificare i risultati che si desidera conseguire. E’ comunque possibile, anzi spesso consigliato, implementare tecniche diverse contemporaneamente.
Importante è poi predisporre momenti di esame dei risultati con una periodicità correlata all’ambiente in cui l’organizzazione opera: se, ad esempio, il mercato è altamente dinamico e cambia rapidamente sono necessari feedback più ravvicinati. Inoltre è utile una strategia per il Self-Assessment che deve riguardare un ampio orizzonte temporale con differenti tecniche da applicare nell’organizzazione man mano che questa diventa più matura.
Occorre valutare a quale livello dell’organizzazione implementare il Self-Assessment: è possibile prendere in considerazione tutti i livelli, oppure focalizzarsi su alcuni; spesso comunque si procede con progetti pilota in alcune aree definite. Per individuare dove applicare inizialmente il processo è bene valutare quali unità possono rivestire il ruolo di precursori (“early adopters”), chi mostra una naturale disposizione al miglioramento, quali livelli possono essere idonei per valutare il processo in sufficiente dettaglio, dove sussiste una struttura di management chiaramente definita,…
La pianificazione del processo deve comunque prendere in considerazione tutti i seguenti fattori:
Principali inputs
Principali stakeholders (sia “esterni” come clienti e fornitori, sia “interni”come i dipendenti)
Ambiente esterno
Principali outputs
STEP 4: SELEZIONARE E MOTIVARE LE PERSONE DIRETTAMENTE COINVOLTE NEL PROCESSO
Applicare il Self-Assessment può implicare la definizione di numerosi ruoli tra i quali:
Sponsor: generalmente il senior manager che ha il compito di motivare e dirigere l’introduzione e l’attuazione del Self-Assessment, di assicurare la disponibilità di risorse umane e finanziarie, di comunicare scopi e vantaggi, di attenuare i conflitti, di riesaminare il processo
Project manager: colui che si assume la responsabilità dell’esito positivo del processo e che deve dirigere il Self-Assessment team, pianificare le azioni da intraprendere, valutare i risultati, individuare eventuali azioni correttive, motivare le persone coinvolte, amministrare le risorse finanziare, monitorare il processo
Staff: costituito da coloro che contribuiscono al processo mettendo a disposizione tempo e conoscenze, e devono comprendere e comunicare all’esterno scopi e vantaggi
Facilator: colui che ha il compito di agevolare il processo di decision-making, ed è molto importante in quelle fasi del Self-Assessment in cui il gruppo si riunisce per discutere e prendere le decisioni fondamentali che riguardano gli step successivi
Data gatherer: colui che ha il compito di ricavare i dati e le informazioni che saranno utili ai membri del team, e che quindi deve comprendere le esigenze del Modello, registrare i dati, identificare le fonti di dati ed assicurarsi che le informazioni raccolte siano significative ed aggiornate
Report writer: colui che ha il compito di stendere reports completi e coerenti
Occorre ricordare che per motivare e potenziare le risorse umane è opportuno dare alle persone coinvolte nel processo di Self-Assessment la possibilità di frequentare corsi di formazione che sviluppino ed incrementino competenze e conoscenze.
STEP 5: CONDURRE IL SELF-ASSESSMENT
Il principale obiettivo del Self-Assessment è identificare i punti di forza di un’organizzazione e le aree suscettibili di miglioramento. A tal scopo può essere un utile strumento il cosiddetto RADAR Pathfinder card: si tratta di una serie di quesiti ai quali rispondere per implementare nel modo più efficace ed efficiente il Self-Assessment. Tali quesiti permettono di identificare e focalizzarsi su:
OUTPUT (RISULTATI): ciò che l’organizzazione intende conseguire. I risultati devono riguardare la performance dell’organizzazione (dal punto di vista finanziario, operativo, attuativo di linee guida, indicazioni, cambiamenti condivisi, etc). In un’organizzazione eccellente i risultati mostrano un trend positivo ovvero, con il passare del tempo, si conseguono risultati sempre più significativi. La performance dell’organizzazione potrebbe poi essere confrontata con quella di altre imprese per valutare in modo migliore la propria posizione competitiva. Possibilmente il confronto dovrebbe riguardare le migliori organizzazioni esterne (“best in class”) come suggerisce la tecnica del Benchmarking. Inoltre, è opportuno analizzare la relazione di causa-effetto tra metodi adottati e risultati conseguiti.
PIANI: ciò che l’organizzazione pianifica per conseguire i risultati. Le organizzazioni eccellenti adottano piani che mirano a soddisfare i bisogni attuali e futuri dell’impresa e degli stakeholder e si focalizzano su processi ben definiti. Tali piani devono essere ben integrati tra loro e con la strategia e la Mission/Vision dell’organizzazione e rispettare i Valori aziendali.
IMPLEMENTAZIONE: ciò che un’organizzazione fa per realizzare gli Output/Risultati decisi a mezzo di un sistema di Piani integrati coerenti.
VERIFICHE E RIESAMI: ciò che un’organizzazione fa per riesaminare e migliorare i metodi adottati e la loro implementazione. In un’organizzazione eccellente i metodi e la loro implementazione sono soggetti a periodiche misurazioni nell’ottica del miglioramento continuo
STEP 6: CONSIDERARE OBIETTIVI E PRIORITA’
Fondamentale è prefiggersi il prima possibile i risultati da conseguire e stabilire delle priorità. E’ importante comunque rapportare i risultati con la strategia ed il processo di business planning ed è bene quindi che l’esame degli obiettivi sia responsabilità del vertice aziendale. Inoltre stabilire delle priorità permette di mantenere elevata la motivazione del personale coinvolto che si potrà concentrare su un numero definito e limitato di obiettivi principali. A tal scopo bisogna quindi, una volta identificate le aree e le questioni principali e suscettibili di miglioramento (Step 5), rispondere ad una serie di quesiti, quali: Cosa è importante per noi? Dove è necessario migliorare? Quali aree sono fondamentali per nostro business?…
Per poter definire le priorità tra le azioni di miglioramento che si desidera intraprendere è necessario considerare alcuni importanti fattori: l’impatto del cambiamento richiesto rispetto ai punti di forza e di debolezza aziendali, la facilità o difficoltà di implementare il cambiamento, la catena del valore (per poter distinguere ciò che è essenziale da ciò che non lo è).
STEP 7: STABILIRE ED IMPLEMENTARE PIANI D’AZIONE
Occorre stabilire un metodo strutturato per implementare i piani d’azione fissati, che si può comporre dei seguenti passi:
Produrre una sintesi dei problemi da affrontare
Definire ciò che è necessario realizzare
Determinare gli indici di successo
Pianificare il tempo a disposizione e l’utilizzo delle risorse
Definire le responsabilità
Assicurarsi che le azioni siano coerenti con il processo di pianificazione dell’intera organizzazione
Importante è comunque comunicare a tutte le parti interessate i piani d’azione.
STEP 8: MONITORARE L’EVOLUZIONE DEI PIANI D’AZIONE E RIESAMINARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Il processo di implementazione delle azioni di miglioramento deve essere periodicamente riesaminato ad esempio includendo l’analisi delle azioni derivanti dal Self-Assessment nei momenti di verifica e controllo già consolidati all’interno dell’organizzazione. Inoltre, registrare i risultati ottenuti è utile per successivi Self-Assessment e per mantenere elevato l’impegno del management. Le domande che i responsabili del riesame dovrebbero porsi in questa fase possono essere: abbiamo raggiunto ciò che avevamo stabilito? Abbiamo rispettato tempi e budget? E’ possibile ampliare gli scopi del Self-Assessment? Sono state coinvolte le persone più idonee? I metodi di raccolta dati sono stati efficienti? Come sono state utilizzate le informazioni raccolte? Quali sono le conseguenze dell’implementazione del Self-Assessment?…
Il processo di Self-Assessment (autovalutazione) può essere implementato in azienda attraverso una metodologia ordinata e organizzata in 8 step. Prima di elencare tali passi, è bene ricordare che il Self-Assessment può essere avviato prendendo in considerazione l’intera organizzazione oppure una sola parte di essa (un'unità organizzativa, una direzione, un processo, una funzione).
STEP 1: GUADAGNARE E MANTENERE L’IMPEGNO DEL MANAGEMENT
Per avere significative probabilità di successo è necessario in primis che i vertici aziendali siano decisi promotori e sostenitori dell'iniziativa.
Per incoraggiare l’impegno dei manager che dovranno gestire il processo o dovranno essere valutati a mezzo del processo si deve:
Presentare il Self-Assessment come uno strumento strategico che permette all’organizzazione di focalizzarsi su ciò che è fondamentale per la stessa
Sottolineare l’importanza del processo nell’evidenziare le principali caratteristiche, esigenze e/o criticità del business
Indicare quali altre organizzazioni hanno migliorato la loro posizione competitiva in seguito all’implementazione del processo.
La cultura organizzativa ed il livello di comprensione dei concetti fondamentali di TQM incidono notevolmente sulla possibilità di applicare il processo con successo. Generalmente, infatti, è bene che nell’organizzazione predomini una cultura di miglioramento continuo che sia ben compresa da tutti i membri dello staff e dal management in particolare.
STEP 2: SVILUPPARE UNA STRATEGIA DI COMUNICAZIONE
E’ importante sviluppare una chiara strategia per il messaggio che si intende comunicare. Il Self-Assessment non deve infatti essere percepito come uno processo burocratico ma deve anzi essere presentato come un importante componente della formulazione strategica e del business planning. Altrettanto importante è chiarire come il Self-Assessment si pone rispetto alle altre iniziative già introdotte nell’organizzazione (5S, TPM, SPC, progetti di CHANGE MANAGEMENT, SISTEMI QUALITA', etc.) E’ necessario inoltre individuare il mezzo di comunicazione più adeguato ai diversi soggetti che si desidera raggiungere. Ad esempio, possono essere adottati discorsi mensili, riunioni, reports periodici, …
STEP 3: PIANIFICARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Esistono alcune tecniche differenti per implementare il Self-Assessment. Tra queste le più utilizzate sono il Questionnaire e l'Assessment Workshop. Non è possibile identificare a priori la tecnica migliore, occorre bensì valutare quale sia la più idonea alla propria organizzazione. A questo scopo occorre esaminare la cultura che domina all’interno dell’organizzazione in questione (ad esempio applicare l'Assessment Workshop implica un’atmosfera di collaborazione nel management team) ed identificare i risultati che si desidera conseguire. E’ comunque possibile, anzi spesso consigliato, implementare tecniche diverse contemporaneamente.
Importante è poi predisporre momenti di esame dei risultati con una periodicità correlata all’ambiente in cui l’organizzazione opera: se, ad esempio, il mercato è altamente dinamico e cambia rapidamente sono necessari feedback più ravvicinati. Inoltre è utile una strategia per il Self-Assessment che deve riguardare un ampio orizzonte temporale con differenti tecniche da applicare nell’organizzazione man mano che questa diventa più matura.
Occorre valutare a quale livello dell’organizzazione implementare il Self-Assessment: è possibile prendere in considerazione tutti i livelli, oppure focalizzarsi su alcuni; spesso comunque si procede con progetti pilota in alcune aree definite. Per individuare dove applicare inizialmente il processo è bene valutare quali unità possono rivestire il ruolo di precursori (“early adopters”), chi mostra una naturale disposizione al miglioramento, quali livelli possono essere idonei per valutare il processo in sufficiente dettaglio, dove sussiste una struttura di management chiaramente definita,…
La pianificazione del processo deve comunque prendere in considerazione tutti i seguenti fattori:
Principali inputs
Principali stakeholders (sia “esterni” come clienti e fornitori, sia “interni”come i dipendenti)
Ambiente esterno
Principali outputs
STEP 4: SELEZIONARE E MOTIVARE LE PERSONE DIRETTAMENTE COINVOLTE NEL PROCESSO
Applicare il Self-Assessment può implicare la definizione di numerosi ruoli tra i quali:
Sponsor: generalmente il senior manager che ha il compito di motivare e dirigere l’introduzione e l’attuazione del Self-Assessment, di assicurare la disponibilità di risorse umane e finanziarie, di comunicare scopi e vantaggi, di attenuare i conflitti, di riesaminare il processo
Project manager: colui che si assume la responsabilità dell’esito positivo del processo e che deve dirigere il Self-Assessment team, pianificare le azioni da intraprendere, valutare i risultati, individuare eventuali azioni correttive, motivare le persone coinvolte, amministrare le risorse finanziare, monitorare il processo
Staff: costituito da coloro che contribuiscono al processo mettendo a disposizione tempo e conoscenze, e devono comprendere e comunicare all’esterno scopi e vantaggi
Facilator: colui che ha il compito di agevolare il processo di decision-making, ed è molto importante in quelle fasi del Self-Assessment in cui il gruppo si riunisce per discutere e prendere le decisioni fondamentali che riguardano gli step successivi
Data gatherer: colui che ha il compito di ricavare i dati e le informazioni che saranno utili ai membri del team, e che quindi deve comprendere le esigenze del Modello, registrare i dati, identificare le fonti di dati ed assicurarsi che le informazioni raccolte siano significative ed aggiornate
Report writer: colui che ha il compito di stendere reports completi e coerenti
Occorre ricordare che per motivare e potenziare le risorse umane è opportuno dare alle persone coinvolte nel processo di Self-Assessment la possibilità di frequentare corsi di formazione che sviluppino ed incrementino competenze e conoscenze.
STEP 5: CONDURRE IL SELF-ASSESSMENT
Il principale obiettivo del Self-Assessment è identificare i punti di forza di un’organizzazione e le aree suscettibili di miglioramento. A tal scopo può essere un utile strumento il cosiddetto RADAR Pathfinder card: si tratta di una serie di quesiti ai quali rispondere per implementare nel modo più efficace ed efficiente il Self-Assessment. Tali quesiti permettono di identificare e focalizzarsi su:
OUTPUT (RISULTATI): ciò che l’organizzazione intende conseguire. I risultati devono riguardare la performance dell’organizzazione (dal punto di vista finanziario, operativo, attuativo di linee guida, indicazioni, cambiamenti condivisi, etc). In un’organizzazione eccellente i risultati mostrano un trend positivo ovvero, con il passare del tempo, si conseguono risultati sempre più significativi. La performance dell’organizzazione potrebbe poi essere confrontata con quella di altre imprese per valutare in modo migliore la propria posizione competitiva. Possibilmente il confronto dovrebbe riguardare le migliori organizzazioni esterne (“best in class”) come suggerisce la tecnica del Benchmarking. Inoltre, è opportuno analizzare la relazione di causa-effetto tra metodi adottati e risultati conseguiti.
PIANI: ciò che l’organizzazione pianifica per conseguire i risultati. Le organizzazioni eccellenti adottano piani che mirano a soddisfare i bisogni attuali e futuri dell’impresa e degli stakeholder e si focalizzano su processi ben definiti. Tali piani devono essere ben integrati tra loro e con la strategia e la Mission/Vision dell’organizzazione e rispettare i Valori aziendali.
IMPLEMENTAZIONE: ciò che un’organizzazione fa per realizzare gli Output/Risultati decisi a mezzo di un sistema di Piani integrati coerenti.
VERIFICHE E RIESAMI: ciò che un’organizzazione fa per riesaminare e migliorare i metodi adottati e la loro implementazione. In un’organizzazione eccellente i metodi e la loro implementazione sono soggetti a periodiche misurazioni nell’ottica del miglioramento continuo
STEP 6: CONSIDERARE OBIETTIVI E PRIORITA’
Fondamentale è prefiggersi il prima possibile i risultati da conseguire e stabilire delle priorità. E’ importante comunque rapportare i risultati con la strategia ed il processo di business planning ed è bene quindi che l’esame degli obiettivi sia responsabilità del vertice aziendale. Inoltre stabilire delle priorità permette di mantenere elevata la motivazione del personale coinvolto che si potrà concentrare su un numero definito e limitato di obiettivi principali. A tal scopo bisogna quindi, una volta identificate le aree e le questioni principali e suscettibili di miglioramento (Step 5), rispondere ad una serie di quesiti, quali: Cosa è importante per noi? Dove è necessario migliorare? Quali aree sono fondamentali per nostro business?…
Per poter definire le priorità tra le azioni di miglioramento che si desidera intraprendere è necessario considerare alcuni importanti fattori: l’impatto del cambiamento richiesto rispetto ai punti di forza e di debolezza aziendali, la facilità o difficoltà di implementare il cambiamento, la catena del valore (per poter distinguere ciò che è essenziale da ciò che non lo è).
STEP 7: STABILIRE ED IMPLEMENTARE PIANI D’AZIONE
Occorre stabilire un metodo strutturato per implementare i piani d’azione fissati, che si può comporre dei seguenti passi:
Produrre una sintesi dei problemi da affrontare
Definire ciò che è necessario realizzare
Determinare gli indici di successo
Pianificare il tempo a disposizione e l’utilizzo delle risorse
Definire le responsabilità
Assicurarsi che le azioni siano coerenti con il processo di pianificazione dell’intera organizzazione
Importante è comunque comunicare a tutte le parti interessate i piani d’azione.
STEP 8: MONITORARE L’EVOLUZIONE DEI PIANI D’AZIONE E RIESAMINARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Il processo di implementazione delle azioni di miglioramento deve essere periodicamente riesaminato ad esempio includendo l’analisi delle azioni derivanti dal Self-Assessment nei momenti di verifica e controllo già consolidati all’interno dell’organizzazione. Inoltre, registrare i risultati ottenuti è utile per successivi Self-Assessment e per mantenere elevato l’impegno del management. Le domande che i responsabili del riesame dovrebbero porsi in questa fase possono essere: abbiamo raggiunto ciò che avevamo stabilito? Abbiamo rispettato tempi e budget? E’ possibile ampliare gli scopi del Self-Assessment? Sono state coinvolte le persone più idonee? I metodi di raccolta dati sono stati efficienti? Come sono state utilizzate le informazioni raccolte? Quali sono le conseguenze dell’implementazione del Self-Assessment?…
