IL CHECK-UP AZIENDALE: CLIMA, CULTURA, ORGANIZZAZIONE E GESTIONE




di LUCA BORGONOVO
L'ANALISI CHE CONSENTE DI IDENTIFICARE I PUNTI  DI FORZA E DI DEBOLEZZA DELLE AZIENDE



3 sono le fasi di cui si compone il check up:

FASE 1):  analisi  di  “clima” e  di “cultura” aziendali.
Questa prima fase di lavoro  ha il valore di una attenta indagine introspettiva che consente di delineare precisi scenari e definire conseguenti e coerenti piani di  cambiamento e di empowerment delle competenze del personale.
L’analisi viene svolta a mezzo di  incontri individuali e/o di gruppo, con il supporto delle tecniche del brainstorming, del self-assessment (coadiuvato da assessment test) e delle interviste one to one.
Gli incontri interessano prima il personale dirigente e poi i responsabili intermedi dell'azienda.

Le principali variabili in analisi con questa fase sono:
- lo stile di direzione/leadership,
- i valori dichiarati,
- gli assunti condivisi,
- i comportamenti attuati,
- le tradizioni,
- il sistema premiante,
- il “sentire comune”,
- lo spirito di squadra,
- l’attenzione alla qualità ed al servizio al cliente,
- l’attenzione agli sprechi,
- la propensione al cambiamento,
- il livello di motivazione.
- la propensione allo sviluppo delle competenze,
- l'assunzione di responsabilità,
- l'attitudine “imprenditoriale”.

Output della fase 1) è il report esplicativo dei punti di forza e di criticità/debolezza dell’attuale “Sistema Culturale e di Clima aziendale”.
Il documento viene presentato alla Committenza in apposita riunione di condivisione. Il documento condiviso viene poi presentato al management aziendale che ha partecipato alla fase di analisi ed è premessa indispensabile per l'impostazione del Piano di Change Management da predisporsi con la terza fase del lavoro.

FASE 2)  analisi di adeguatezza del sistema  organizzativo-gestionale in vigore rispetto a Mission, Vision ed obiettivi strategici di medio-lungo termine.
L’analisi condotta con questa fase di lavoro  non è un audit sull’applicazione del Sistema di Gestione Qualità o sul rispetto dell'applicazione di Norme e Decreti ma è un assessment sugli attuali livelli di efficacia, di qualità, di efficienza, di condivisione, di integrazione, di competenza, di responsabilità, di “robustezza” del sistema organizzativo-gestionale praticato in rapporto a Mission, Vision ed  obiettivi strategici aziendali di medio-lungo termine. L’analisi questa volta viene condotta  in tre step e verte sull'analisi del modello organizzativo vigente nonchè sui processi primari e di supporto attuati:
- nel primo step la consulenza procede a coinvolgere i responsabili intermedi;
- nel secondo step la consulenza coinvolge nella valutazione il vertice aziendale;
- il terzo step consiste nella presentazione e discussione in plenaria (responsabili,  vertice e consulenza) dei risultati dell'analisi condotta allo scopo di  condividerne i risultati.
Le principali variabili in analisi con questa fase sono:
a) la macrostruttura organizzativa:
- disegno organizzativo funzionale (funzionigramma aziendale)
- aree funzionali, funzioni, posizioni e ruoli
- organigramma in vigore (persone che ricoprono le posizioni del funzionigramma)
- sistema delle relazioni tra aree funzionali, funzioni, posizioni e ruoli
- Mission, Vision, Obiettivi strategici vigenti
- sistema di comunicazione e monitoraggio di Mission, Vision, Obiettivi strategici vigenti
- disegno organizzativo processivo riferito ai core business aziendali
- coerenza tra disegno organizzativo funzionale e disegno organizzativo processivo riferito ai core business aziendali
- modello di lavoro prevalente (professionale, di squadra, a comparti, di processo)
b) la microstruttura organizzativa:
- profili di ruolo e relativi profili di competenza vigenti
- ruoli realmente praticati
- sistema delle regole aziendali (standard di prodotto/servizio, di processo, di controllo/verifica, di organizzazione ed ordine delle risorse umane e materiali)
- grado di applicazione e condivisione del sistema di regole aziendali
- processi primari e processi di servizio
- grado di consapevolezza della centralità dei processi
- tipo di approccio lavorativo attuato rispetto ai singoli processi
- sistema di comunicazione attuato per la gestione dei  processi
- sistema di controllo dei costi di produzione
- sistema di assicurazione della qualità del prodotto/servizio
- sistema di valutazione delle persone (competenze, performance, potenziale) e conseguente sistema di sviluppo/incentivazione/carriera.

In questa fase la consulenza provvede a rilevare e riportare anche le “dinamiche relazionali”  manifestatesi in occasione degli incontri con i responsabili intermedi e con il personale dirigente durante le sessioni di analisi organizzativa e gestionale.  

Output della fase 2) è il report esplicativo dei punti di forza e di criticità/debolezza del modello organizzativo e gestionale attuato nei confronti di Mission, Vision e obiettivi di medio-lungo termine aziendali.
Il documento viene  presentato alla Committenza in apposita riunione di condivisione.
Il documento condiviso viene poi presentato al management aziendale che ha partecipato alla fase di analisi ed è anch'esso indispensabile per l'impostazione del Piano di Change Management da predisporsi con la terza fase del lavoro.

FASE 3)  definizione del progetto di Change Management coerente al raggiungimento di Mission, Visione obiettivi strategici di medio-lungo termine.

Scopo di questa fase è quello di predisporre il progetto di Change Management coerente con i risultati prodotti con le precedenti 2 fasi di analisi dei punti di forza e dei punti critici/di debolezza dell'azienda.
L'approccio partecipativo ed oggettivo utilizzato nelle 2 precedenti fasi di analisi fa sì che il progetto di Change Management possa essere largamente ed immediatamente condiviso da tutto il management aziendale che, nei fatti, ha partecipato a tutta la sua genesi.

Gli step da compiere in questa fase sono:
a) la definizione e formalizzazione del Piano di Change Management in totale coerenza con le esigenze di cambiamento emerse con le precedenti 2 analisi condotte,
b) l’attribuzione della responsabilità per l'attuazione del Piano di Change Management,
c) la condivisione delle tempistiche possibili per l' attuazione del Piano di Change Management,
d) l'identificazione del sistema di comunicazione a supporto dell'attuazione del Piano di Change Management, 
e) la definizione del sistema  di controllo dell' avanzamento del  Piano di Change Management.

In termini più specifici, il Piano dettaglia  già tutte le decisioni prese dalla Committenza nelle riunioni di condivisione con la consulenza rispetto ad ognuno dei punti di criticità/ debolezza emersi.
Pertanto contempla almeno:
- la decisione sul modello di lavoro da attuare allo scopo di favorire l’integrazione interfunzionale sui processi core, la comunicazione, la condivisione e la motivazione alla collaborazione (es: Comitato di Vertice, Comitato di Direzione, Team di Processo/Progetto, Team di Miglioramento Specifico, etc);
- la  Mission, la Vision, i valori  aziendali da diffondere, attuare e monitorare costantemente;
- il disegno organizzativo funzionale integrato con il disegno organizzativo processivo riferito ai core business aziendali;
- il sistema di diffusione del  disegno organizzativo funzionale integrato con il disegno organizzativo processivo riferito ai core business aziendali a tutti i livelli/ruoli dell'organigramma aziendale;
- il piano di revisione critica dei “Profili di Ruolo” che specificano le responsabilità di risultato che ogni posizione organizzativa prevista ha nei confronti dei processi/progetti a cui partecipa e nei confronti delle persone che gestisce;
- il piano di revisione del sistema informativo aziendale (riunioni,  sistemi di gestione a vista, procedura di utilizzo delle e-mail, altro);
- la decisione relativa all'eventualità di modificare l'approccio gestionale a garanzia della qualità e dell'efficienza dei processi core (standard di prodotto/servizio, di processo, di controllo/verifica, di organizzazione ed ordine delle risorse umane e materiali);
- l'esigenza di realizzare un sistema di valutazione delle persone coerente al nuovo modello organizzativo e gestionale da implementare;
- la decisione di adeguare il sistema di sviluppo/incentivazione/carriera al nuovo modello organizzativo e gestionale;
altro.

Output della fase 3) è il documento finale dal titolo “Progetto di Change Management” completo  di:
- piano delle attività da realizzare,
- responsabilità di attuazione,
- tempistiche,
- sistema di comunicazione a supporto,
- piano dei controlli del corretto avanzamento.

Il “Progetto di Change Management” predisposto dalla consulenza viene presentato dapprima alla Committenza in apposita riunione di condivisione e quindi al management aziendale che ha partecipato a tutto l'iter di genesi del Progetto allo scopo di ottenerne la massima condivisione finale e raccogliere eventuali ulteriori suggerimenti integrativi.


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